Für die Initiierung verantwortlich ist die Unternehmensleitung. Diese trägt auch die Verantwortung für Umsetzung, und delegiert diese an den Notfallbeauftragten.

Um einen Notfallmanagement-Prozesses erfolgreich planen, umsetzen und aufrechterhalten zu können, muss eine geeignete Aufbauorganisation für das Notfallmanagement errichtet werden. Dazu sind Rollen zu definieren und die jeweiligen Aufgaben, Pflichten, Rechte und Kompetenzen festzulegen. Die Art und Ausprägung der Organisationsstruktur für das Notfallmanagement hängt von der Größe, Beschaffenheit und Struktur des jeweiligen Unternehmens ab.

In österreichischen Unternehmen sind meist  bereits Verantwortliche für verschiedene Aspekte des Notfallmanagements benannt wie bspw. die Feuerschutzverantwortlichen. Meist besteht jedoch keine übergreifende Struktur. Diese übergreifende Organisationsstruktur für das Notfallmanagement  mussaufgebaut werden.

Da sich das Notfallmanagement teilt sich in zwei grundlegende Phasen, die Notfallvorsorge und die Notfallbewältigung.

Rollen der Notfallvorsorge

Die Notfallvorsorgeorganisation ist für die Planung, den Aufbau, den Betrieb und die Verbesserung des Notfallmanagements zuständig.

Unternehmensleitung

Diese ist für die institutionsweite Sicherstellung des Notfallmanagements verantwortlich.

Notfallbeauftragter

Die zentrale Funktion des Notfallbeauftragten muss in jedem Unternehmen eingerichtet werden. Dieser ist für alle Belange des Notfallmanagements zuständig.

Notfallkoordinatoren

In größeren, oder auf verschiedene Standorte verteilte Unternehmen, kann der Notfallbeauftragte durch zusätzliche Notfallkoordinatoren unterstützt werden.

Rollen in der Notfallbewältigung

Die Notfallbewältigungsorganisation wird vorübergehend in einem Notfall aktiv und ist für eine effektive und schnelle Notfallbewältigung inklusive des Wiederanlaufs zuständig. Sie ist im Vorfeld eines Notfalls geeignet aufzubauen und zu dokumentieren

Krisenentscheidungsgremium

Das Krisenentscheidungsgremium gibt die strategische Richtung in einem Notfall oder einer Krise vor. Es trifft weitreichende Entscheidungen, welche über die festgelegte Kompetenzen des Krisenstabsleiters gehen.

Krisenstab

Der Krisenstab setzt sich aus einem Leiter, einem Kernteam und einem erweiterten Krisenstabsteam zusammen. Er ist ein planendes, koordinierendes, informierendes, beratendes und unterstützendes Organ. Er stellt eine besondere vorübergehende Aufbauorganisation dar, die abteilungsübergreifende Kompetenzen bündelt. Er wird eventuell durch weitere Fachberater ergänzt.

Notfallteams

Diese stellen den operativen Teil der Notfallbewältigung. Sie sind für den Wiederanlauf bzw. die Wiederherstellung von Geschäftsprozessen, Anwendungen oder Systemen zuständig.

Die für die Notfallorganisation des Unternehmens festgelegten Rollen sind mit ihren Aufgaben, Pflichten und Rechte ordentlich zu dokumentieren. Dazu gehören auch die wesentlichen Arbeitsanweisungen und organisatorischen Regelungen. Anforderungsprofile für diese Rollen sind zu erstellen, und diese sind durch qualifizierte Mitarbeiter zu besetzen.

Überprüfung der Organisationsstruktur

Eine einmal aufgebaute Aufbauorganisation für das Notfallmanagement gilt nicht ewig. Geschäftsprozesse, Rahmenbedingungen und Mitarbeiter ändern sich permanent.Deswegen muss auch die Struktur für das Notfallmanagement immer wieder reorganisiert werden .

Die wichtigsten Fragen zur Überprüfung des Notfallsmanagments sind:

• Sind die Rollen für das Notfallmanagement den Gegebenheiten des Unternehmens angemessen festgelegt und mit ihren Aufgaben, Pflichten und Kompetenzen schriftlich dokumentiert?
• Sind für alle Rollen qualifizierte und verfügbare Mitarbeiter benannt?
• Wird die Organisationsstruktur zu festgelegten wiederkehrenden Zeitpunkten auf ihre Praxistauglichkeit, Effektivität und Effizienz überprüft?